Экономические обоснования целесообразности использования ИТ-аутсорсинга

 Аутсорсинг информационных технологий (IT-аутсорсинг) представляет собой передачу стороннему исполнителю (аутсорсеру) полностью или частично функций по обслуживанию информационных потребностей компании (получение, обработка, хранение, передача информации; услуги в сфере телекоммуникации, в том числе телефония, мобильные сервисы, обеспечение доступа в Интернет; поддержка технических и программных средств; разработка и интеграция приложений и др.) на основе долгосрочного контракта.

В условиях рыночной экономики все большее количество российских компаний, в связи с усиленной конкуренцией, повышенной нестабильностью и неопределенностью внешней среды, в целях обеспечения жизнеспособности, вынуждены сталкиваться перед непростым выбором использования IT-аутсорсинга. Помимо этого, другими причинами обращения к IT-аутсорсингу могут быть жесткие ограничения на срок внедрения решения, отсутствие соответствующих навыков у штатных специалистов и нецелесообразность получения этих навыков в силу «одноразовости» проекта и ограничения на штат или фонд заработной платы.

Перспективы использования услуг IT-аутсорсинга зависят от их стоимости и доступности (включая как физическую возможность использования, например, сетевых технологий в тех или иных регионах, так и законодательные возможности и ограничения).

Решение компании об использовании услуг IT-аутсорсинга может быть принято по следующим причинам:

  • Желание сосредоточиться на основных видах деятельности; 
  • Необходимость повышения качества обслуживания; 
  • Острая потребность в снижении затрат; 
  • Компании не хватает административного или технического опыта для создания собственного IT-подразделения; 
  • Необходимость поддержания долгосрочной технологической и экономической жизнеспособности неосновной деятельности; 
  • Существует большая гибкость в выборе возможных программно-технических средств; 
  • Наличие квалифицированных специалистов у сторонней организации; 
  • Процесс приобретения обычно требует меньше накладных расходов.

Наибольший интерес для высшего менеджмента компании представляют услуги в сфере управления организации, а также аутсорсинг бизнес-процессов на основе передовых информационных технологий, так как именно этот тип услуг IT-аутсорсинга позволяет сделать шаг к формированию современной компании.

Преимуществ использования услуг в сфере IT-аутсорсинга (возможность концентрации на основном виде деятельности, профессиональные навыки и техническая оснащенность исполнителя, жесткая регламентация затрат и качества услуг и др.) зачастую недостаточно, чтобы принять однозначное решение о привлечении аутсорсинговой компании. Поэтому одним из основных критериев принятия решения об использовании IT-аутсорсинга для компаний, в большинстве случаев становится его экономическое обоснование.

Экономическое обоснование целесообразности использования IT-аутсорсинга по обслуживанию информационных потребностей компании необходимо производить в три этапа: 

  • отбор функций по обслуживанию информационных потребностей компании, которые можно передать на аутсорсинг (производится на основе качественных критериев); 
  • анализ рынка услуг IT-аутсорсинга; 
  • расчет экономической выгоды такого решения.

При расчете эффективности использования IT-аутсорсинга, сперва необходимо определить в каком объеме будут использоваться данные услуги, возможны два варианта:

  • передача стороннему исполнителю всех функций по обслуживанию информационных потребностей компании; 
  • передача стороннему исполнителю только части функций по обслуживанию информационных потребностей компании.

Рассматривая необходимость использования IT-аутсорсинга, компания-заказчик должна оценить свои информационные потребности, а также ресурсы (внутренние возможности компании) для их удовлетворения. Речь идет о тех функциях, которые выполняет или должно выполнять IT-подразделение компании. Здесь можно говорить о технических возможностях организации, квалификации персонала, расширении функций в связи с реорганизацией, сокращении функций вследствие сокращения или реструктуризации компании, об отдельных видах работ (таких, как сбор и анализ внутренней и внешней информации), информационном сопровождении отдельных проектов и др. 

Анализ бизнес-системы с выделением основных и вспомогательных бизнес-процессов для определения возможности и необходимости вынесения их на аутсорсинг не может обойтись без анализа добавленной стоимости. Проведенный на начальных этапах согласования аутсорсинг-проекта анализ добавленной стоимости позволит в дальнейшем избежать значительных проблем в отношениях с аутсорсером. Такой вид анализа позволит также исключить из структуры бизнес-процессов те этапы, которые могут привести к удорожанию услуги для компании, но с точки зрения конечного результата не являющиеся необходимыми. Этот же метод в ряде случаев позволяет обосновать выбор из возможных организаций наилучшего поставщика IT-услуг.

В аутсорсинг-проекте добавленная стоимость — это разница между валовым доходом, полученным от продажи продукции или услуг конечному потребителю, и суммой затрат на приобретение услуг IT-аутсорсинга. Таким образом, добавленная стоимость включает полную стоимость всех усилий компании на изготовление продукции, а также всю прибыль, полученную от этих усилий. Она учитывает все ресурсы, которые компания вкладывает в конечный продукт, и оценку этих усилий с точки зрения рынка. Добавленная стоимость является количественным выражением производительности, и ее увеличение в результате реализации аутсорсинг-проекта свидетельствует о реальных количественных выгодах, связанных с сотрудничеством бизнес-партнеров. Однако добавленная стоимость не может отражать влияния качественных критериев, выбранных в числе приоритетных: имиджа компании, возможностей обучения и др.

Для проведения анализа добавленной стоимости каждый этап бизнес-процесса должен быть внесен в одну из следующих категорий:

  • добавляет реальную стоимость; 
  • добавляет стоимость для организации; 
  • никакой стоимости не добавляет.

Этапы первой категории, которые добавляют реальную стоимость, непосредственно сказываются на окончательном результате бизнес-процесса и напрямую связаны с удовлетворением потребностей конечного потребителя. 

Этапы, добавляющие организационную стоимость, нужны компании-заказчику, но не добавляют стоимости с точки зрения конечного потребителя. Это, например, сбор и хранение информации, которая используется отдельными подразделениями компании, подготовка отчетов. Определяя содержание аутсорсинг-проекта, важно выделить именно те этапы бизнес-процесса, которые действительно имеют смысл с точки зрения компании-заказчика, так как любые виды работ, оправданные с точки зрения аутсорсера, но не имеющие смысла с точки зрения клиента, приводят только к нерациональному расходу ресурсов и повышению стоимости услуги.

Наконец, в любом бизнес-процессе возможно существование этапов, приводящих к увеличению фактической стоимости услуги аутсорсинга, но не добавляющих никакой стоимости с точки зрения конечного потребителя и компании-заказчика. К ним относятся всевозможные дополнительные согласования и утверждения, исправление ошибок, переделки, сбор и хранение информации, которая не нужна заказчику, хранение материалов и оборудования, которые не используются для выполнения условий соглашения, и множество других работ, возникающих при недостаточно эффективном или недостаточно квалифицированном управлении проектом со стороны аутсорсера либо со стороны заказчика. Отдельные этапы бизнес-процессов, не добавляющие реальной или организационной стоимости, могут быть исключены при составлении контракта об аутсорсинге при определении уровня делегирования полномочий либо при проектировании собственно бизнес-процесса, его входов и выходов, реструктуризации деятельности компании применительно к новым условиям функционирования.

Принимая решение о внедрении IT-аутсорсинга в практику деятельности компании, необходимо учитывать такой фактор, как успехи, уже достигнутые конкурентами с помощью этого инструмента, и, соответственно, стимулы к использованию IT-аутсорсинга или к отказу от него. Подобный практический опыт по принципам взаимодействия и способам организации работы компаний, занимающихся предоставлением услуг в сфере информационных технологий, на основании которых могут быть построены отношения аутсорсера и компании-потребителя этих услуг сведен в набор рекомендаций, получивших название библиотеки ITIL (IT Infrastructure Library). Библиотека ITIL появилась около 20 лет назад по заказу британского правительства. В настоящее время она издается британским правительственным агентством Office of Government Commerce и не является собственностью ни одной коммерческой компании.

Также стоит отметить, что IT-аутсорсинг требует перестройки мышления высшего менеджмента компании и выработки стратегии, направленной на создание эффективной структуры взаимовыгодных отношений со сторонними организациями.

Одним из этапов оценки экономической целесообразности использования IT-аутсорсинга является анализ рынка услуг в данной сфере. От развития конкуренции на рынке услуг IT-аутсорсинга зависит общее количество альтернативных вариантов, которые будут рассматриваться высшим менеджментом компании в процессе выбора сторонней организации по предоставлению услуг IT-аутсорсинга. Помимо этого подробный анализ позволит высшему менеджменту компании ответить на вопрос: «Сможет ли этот поставщик услуг по обслуживанию информационных потребностей компании предложить большую экономию средств, чем другие поставщики?».

Предварительное экономическое обоснование эффективности использования IT-аутсорсинга связано с оценкой экономии затрат, которую удастся реализовать за счет внедрения IT-аутсорсинга по сравнению с затратами на совершенствование собственного IT-подразделения.

На практике для оценки собственных затрат используется метод расчета затрат по процессам, в котором следует учитывать только те составляющие затрат, которые можно снизить в ходе IT-аутсорсинга:

  • затраты на персонал; 
  • затраты на производственные площади; 
  • затраты на средства производства; 
  • затраты на вспомогательные средства производства; 
  • затраты на управление.

Далее необходимо сравнить затраты на приобретение результатов выполнения этих функций сторонним исполнителем и затраты на выполнение данных функций собственными средствами. 

Если соотношение затрат на собственное выполнение к затратам на приобретение >1, то в этом случае следует предпочесть использование IT-аутсорсинга. Если же <1, то совершенствование собственного IT-подразделения предпочтительнее, так как передача функций по обслуживанию информационных потребностей компании стороннему исполнителю не принесет выгод в виде сокращения затрат.

Затраты, связанные с совершенствованием собственного IT-подразделения или приобретением аутсорсинговых услуг, можно сопоставить также при помощи диаграммы, приведенной на рис. 1.

Рис. 1. Сопоставление стоимости услуг IT-аутсорсинга с затратами на собственное выполнение функций по обслуживанию информационных потребностей компании

Подводя итог, следует отметить, что эффективность использования услуг IT-аутсорсинга зависит не только от поставщика услуги, но и от ее потребителя. Наличие у компании грамотно продуманной и хорошо построенной инфраструктуры информационных технологий, хорошо поставленные процессы управления этими технологиями являются залогом того, что услуги IT-аутсорсинга будут предоставляться с максимальной эффективностью и с минимальными рисками для бизнеса.

Каждая компания проходит в своем развитии определенные этапы — от возникновения и выхода на рынок до глобализации. На каждом из этих этапов существует своя мотивация заключения аутсорсинговых договоров и экономическое обоснование целесообразности использования IT-аутсорсинга. Так, например, небольшой компании нерентабельна закупка высокопроизводительных технических средств и наем дорогостоящих квалифицированных специалистов, необходимых для функционирования бизнес-приложений, а вот крупной компании, возможно, будет интересна передача своих информационных технологий в руки высококвалифицированных специалистов, для сосредоточения на достижении бизнес-целей и реализации стратегических планов развития для накопления огромного опыта в данной сфере. Именно на этом принципе основывается IT-аутсорсинг (как, впрочем, и любого иного аутсорсинга).

Таким образом, использование IT-аутсорсинга сегодня — это объективное требование внешней среды, а во многих ситуациях — залог выживания компании.

Автор: Зубанов Артур Львович, Ведущий программист 
факультета Открытого образования Финансовой Академии при правительстве РФ.